Per ajudar les petites i mitjanes empreses (pimes) amb diversos punts de treball (per exemple, una oficina central i una xarxa de botigues), a continuació expliquem tres passos clau per assegurar que el registre de fitxatges estigui correctament configurat i accessible. Així, compliràs la normativa laboral amb tranquil·litat i evitaràs sancions.
Pas 1: Configura els teus centres de treball al sistema de registre horari Timenet
El primer pas és identificar i configurar tots els centres de treball de la teva empresa dins del nostre sistema de registre horari digital. Això implica donar d’alta cada sucursal, delegació o botiga com un centre diferenciat dins l’aplicació de control horari. D’aquesta manera, les dades de fitxatge dels empleats quedaran associades al centre corresponent, cosa que facilitarà extreure informes específics per ubicació.
En el cas de Timenet, aquesta tasca és senzilla. Pots definir múltiples centres de treball dins la mateixa empresa, assignant cada treballador al seu centre. Això et permetrà tenir un registre clar de quines hores correspon a cada seu o sucursal. Quan l’Inspector de Treball visiti una botiga concreta, podràs accedir només als registres d’aquell establiment, sense confusió amb la resta.
Benefici: una configuració multi-centre t’assegura que el registre de jornada de cada punt de treball està ordenat i llest per ser consultat de forma individualitzada. Això agilitza les inspeccions i demostra transparència i rigor en el control horari de tots els teus centres.
Pas 2: Crea usuaris administradors secundaris per a cada sucursal
Un cop definits els centres, el pas següent és habilitar usuaris secundaris (administradors locals) encarregats de la gestió del registre horari a cada sucursal. És a dir, designa una persona responsable a cada centre (per exemple, el cap de botiga o encarregat) i crea-li un usuari propi al sistema de fitxatge amb permisos adequats.
Aquesta acció és crucial perquè cada centre pugui accedir directament a la seva informació de registres horaris. Amb un usuari administrador secundari, el responsable local podrà veure i gestionar només les dades del seu centre. En cas que es presenti un inspector, no caldrà dependre de la central: el mateix encarregat de la sucursal podrà mostrar les hores d’entrada i sortida dels treballadors del seu centre al moment, complint així el requeriment d’accés immediat als registres.
A Timenet, la creació d’usuaris secundaris és molt fàcil i ràpida. Simplement has de navegar a l’apartat d’administració d’usuaris i afegir un nou usuari indicant el rol (administrador de centre) i la sucursal assignada. Un cop creat, comprova que aquest usuari veu únicament els empleats i registres de la seva ubicació. D’aquesta manera garanteixes la confidencialitat i l’eficiència, ja que cada gestor local disposa només de la informació que li pertoca.
Pas 3: Assegura l’accés immediat i la presentació correcta dels registres
Finalment, és important verificar que tots els registres horaris estiguin accessibles de forma immediata en cada centre de treball i que es puguin presentar correctament davant una inspecció. Aquí tens alguns consells per aquest pas final:
- Prova d’accés in situ: Simula una situació d’inspecció a cada sucursal. Demana al responsable local (amb el seu usuari secundari) que accedeixi a Timenet i mostri l’informe de registre de la jornada del mes en curs. Assegura’t que el procediment es pugui fer en pocs minuts i sense inconvenients. Recorda que la normativa exigeix disponibilitat instantània de les dades, sense esperes.
- Disponibilitat de dispositius: Garanteix que cada centre disposi d’un dispositiu amb connexió a Internet (ordinador, tauleta o mòbil) on es pugui accedir a l’aplicació de control horari. Alternativament, tingues a mà informes impresos recents si la teva empresa prefereix una còpia en paper per emergències. L’objectiu és que, passi el que passi, l’inspector pugui consultar els registres allà mateix al centre sense dilacions.
- Formació del personal: Forma els encarregats de cada punt de treball en el maneig bàsic del sistema de registre horari. Han de saber generar informes de jornada i entendre què s’hi mostra (hores d’inici i final de cada jornada diària, pauses, hores extres, etc.). Un responsable ben format podrà respondre amb seguretat a les preguntes de l’inspector i demostrar el compliment de la normativa. Això inclou mostrar que conserveu els registres durant almenys 4 anys, tal com exigeix la llei, i que aquests estan ben custodiats al centre de treball o accessibles digitalment des d’aquest.
Seguint aquests passos, estaràs preparat per a qualsevol inspecció de treball en qualsevol dels teus centres. Mostraràs professionalitat i una gestió diligent, fet que no només evita sancions, sinó que també dona confiança als teus empleats i millora la imatge de la teva empresa.
Conclusió: complir la llei a tots els centres és fàcil amb les eines adequades
En resum, tenir el registre horari ben configurat a múltiples sucursals és avui una obligació ineludible per a les empreses. Adoptant un sistema digital fiable i seguint els passos descrits (configurar els centres, crear usuaris per a cada punt i assegurar l’accés immediat), les pimes poden garantir el compliment de la normativa laboral vigent en matèria de control horari. Això les protegeix de multes costoses i els permet centrar-se en el negoci amb la tranquil·litat d’estar al dia en requeriments legals.
Amb eines com Timenet, aquest procés resulta àgil i senzill. La nostra aplicació de control horari en línia permet gestionar diversos centres de treball dins d’una mateixa plataforma, creant usuaris administradors per a cadascun i generant informes al moment. A més, l’equip de suport tècnic de Timenet està a disposició per ajudar-te en tot el que calgui, des de l’activació d’usuaris secundaris fins a la generació d’informes oficials.
Preparar-te ara t’estalviarà problemes en el futur. Les autoritats estan intensificant la vigilància del registre de la jornada laboral, i tot indica que les exigències seran encara majors amb la imminent obligatorietat del registre digital al 100%. Per això, invertir temps a configurar correctament el sistema de fitxatge a tots els teus centres de treball és la clau per evitar sancions i garantir una gestió laboral responsable. Amb Timenet, complir la llei i afrontar una inspecció de treball a qualsevol sucursal deixarà de ser un motiu de preocupació i es convertirà en un tràmit ràpid i sota control.
Cuida el registre horari de la teva empresa a cada centre i cuida, alhora, el teu negoci. Complint aquests tres passos, estaràs preparat per demostrar la transparència de la teva gestió del temps de treball, allà on calgui i quan calgui, sense improvisacions ni riscos. Així, la teva pime podrà seguir creixent amb la seguretat de tenir els deures legals fets i la confiança d’estar sempre a punt per a qualsevol inspecció.