El sistema de fitxatge ha de ser fiable, inalterable i accessible (no serveixen fulls de càlcul editables ni paper sense garanties). Per exemple, la normativa exigeix que cada fitxatge estigui vinculat a un identificador únic de l’empleat i quedi registrat amb un segell horari, de manera que qualsevol canvi posterior deixi un rastre auditable.
En resum, la llei exigeix un registre objectiu i digital de l’horari efectiu de treball, amb tots els detalls (hores ordinàries, extra, pauses, treball presencial o a distància, etc.). Aquesta informació ha de ser accessible en tot moment des del centre de treball o en línia, de forma que la Inspecció pugui consultar-la instantàniament si fa una visita. Les modificacions (per exemple, correccions d’horaris) han de quedar reflectides amb autoria i data. En conjunt, les noves exigències reforcen la traçabilitat digital del registre horari i permeten un control automatitzat per part de la Inspecció de Treball.
Novetats: digitalització i inspecció automàtica
En les darreres actualitzacions legals es preveu fer obligatori el registre horari per mitjans digitals. S’acaba l’època del paper i l’Excel: a partir de 2026 s’exigirà un sistema electrònic que garanteixi la fiabilitat dels fitxatges. El projecte de reial decret preparat pel Ministeri de Treball reforça que l’empresa ha de conservar els registres 4 anys i permet la Inspecció accedir-hi en temps real (fins i tot remotament). Això implica que les dades han d’estar sempre actualitzades i disponibles en línia per a les autoritats laborals. Les pauses, les hores extraordinàries i qualsevol temps de desconnexió també s’han de registrar detalladament. En resum, el nou marc legal amplia els mitjans i instruments de control: el sistema ha de ser digital, personal i inalterable, amb control d’accessos, xifrat i compliment del RGPD.
No hi ha períodes de transició llargs: les empreses hauran d’adaptar-se quasi immediatament. Segons fonts sindicals i tècniques, la Inspecció de Treball avisa que a partir del 2024-2025 intensificarà les verificacions automàtiques dels registres digitals. En aquest context, traçabilitat i accessibilitat són clau: la Inspecció podrà detectar fitxatges fraudulents o incompliments (p. ex. hores extres no registrades) de manera molt més ràpida amb aquests nous sistemes.
Sancions de la Inspecció de Treball i conseqüències
L’incompliment de l’obligació de registre horari s’estableix com a infracció greu segons la Llei de Sancions en l’Ordre Social (LISOS). Això vol dir multes importants: des de 751 € fins a 7.500 € per infracció (en grau mínim a màxim). L’import exacte dependrà del nombre de treballadors afectats, la intencionalitat i la reincidència. Si la falta es repeteix o es considera especialment greu (per exemple, hores extres no pagades o manipulació del registre), les sancions poden augmentar significativament i derivar en noves inspeccions o reclamacions dels treballadors. A més, no disposar d’un registre adequat deixa l’empresa en una posició molt vulnerable davant reclamacions d’hores no pagades.
En resum, no respectar el registre imposa sancions econòmiques i problemes legals greus, més encara amb la nova fase de control automatitzat. És per això que cal prevenir aquestes penalitzacions de la Inspecció de Treball assegurant el compliment estricte de la normativa horària.
Com evitar sancions: registre digital amb Timenet
La millor protecció és tenir un sistema de fitxatge fiable i compliant. Aquest ha de permetre registrar automàticament les entrades i sortides diàries, assignar credencials úniques i traçables a cada treballador, permetre fitxatges remots (mòbil o web) i emmagatzemar totes les dades durant 4 anys. També és clau que el sistema generi informes exportables en qualsevol moment per a la Inspecció. Per exemple, la plataforma Timenet ofereix un registre horari totalment digital: cada empleat fa el seu fitxatge identificat i queda segellat amb hora i minut. Tot canvi es registra amb autor identificat, assegurant que no es pot modificar res sense rastre.
Per complir aquests requisits, Timenet posa a disposició de la plantilla una app web i mòbil on poden veure i consultar els seus fitxatges en temps real. Els responsables reben alertes automàtiques en cas d’incidències en els marcatges, i es poden emetre informes ràpids per inspecció sense necessitat d’imprimir res. Tot el registre es guarda en un arxiu electrònic durant 4 anys tal com exigeix la llei. D’aquesta manera, davant d’una visita de la Inspecció de Treball només cal mostrar un informe electrònic coherent: el sistema garanteix autenticitat i integritat, evitant errors comuns com fitxatges modificables o registres incomplets.