La normativa exigeix registres immodificables i traçables
Un sistema digital de registre horari assegura dades fiables i auditables.
Des del 2019, totes les empreses a Espanya han de portar un registre diari de la jornada dels seus empleats (Reial decret llei 8/2019). La llei busca garantir que aquests registres siguin objectius i no manipulables. De fet, la guia oficial del Ministeri de Treball especifica que el sistema de registre ha de proporcionar informació “fiable, immodificable i no manipulable a posteriori”, i assegurar “la traçabilitat i rastreig fidedigne i invariable de la jornada diària una vegada registrada”. En altres paraules, una vegada que un empleat fitxa la seva entrada o sortida, aquesta dada no pot ser alterada lliurement com si no hagués passat res. Qualsevol intent de modificar un fitxatge de manera encoberta es consideraria una manipulació del registre horari, cosa prohibida per la normativa.
L'objectiu d'aquestes exigències és evitar fraus i falsificacions als horaris de treball. Per exemple, la Inspecció de Treball verifica la integritat del registre comparant les hores fitxades amb la realitat, i espera que no hi hagi modificacions sense traçabilitat. Tota alteració ha de deixar marca (qui la va fer, en quin moment i amb quin motiu). Un registre horari fiable ha de ser inalterable, és a dir, no es pot editar un fitxatge sense quedar-ne rastre. Si l'empresa alterés unilateralment les hores treballades (per exemple, per eliminar hores extra), estaria incomplint la llei i s'exposaria a sancions severes. Les multes per falsejar o manipular el registre horari poden arribar fins a 7.500€ en els casos més greus.
Correcció de fitxatges: només amb sol·licitud del treballador
Ara bé, això no vol dir que mai es pugui corregir un error en els fitxatges. La normativa distingeix entre una alteració fraudulenta i una rectificació justificada. Si un empleat comet un error o es deixa de fitxar (per exemple, es va oblidar fitxar la sortida, va marcar l'hora incorrecta, etc.), és possible corregir aquest registre de manera legal, sempre que es faci amb les garanties degudes. La clau és que l'empresa no pot modificar el registre pel seu compte sense més, ha de mediar el consentiment o la sol · licitud del treballador.
De fet, la nova legislació sobre registre digital reforça aquest aspecte: estableix la impossibilitat de modificar els registres sense el consentiment del treballador. A la pràctica, si un empleat oblida fitxar o s'equivoca, l'empresa haurà de comptar amb la seva validació abans de fer qualsevol canvi al registre. Aquesta mesura pretén evitar alteracions unilaterals de la jornada laboral i reforçar la seguretat jurídica de les dues parts. En altres paraules, només es poden fer canvis en un fitxatge a petició de l'empleat, mai per iniciativa exclusiva de l'empresa.
Com procedir llavors davant d'un error al fitxatge? El que és recomanable és que el treballador comuniqui per escrit (per exemple, mitjançant un formulari intern o una funcionalitat de l'aplicació de fitxatge) la incidència i sol·liciti la correcció. La sol·licitud ha de quedar registrada -idealment amb signatura o confirmació de l'empleat- per deixar constància que el canvi està justificat i autoritzat per ell. A partir d'aquí, un responsable autoritzat (ex. un administrador o gerent) pot editar el registre erroni, introduint la correcció necessària al sistema. Important: aquesta modificació ha de quedar auditada al sistema de registre horari. Això implica que el programari ha de guardar un historial de canvis, indicant qui va fer la correcció, en quina data i hora, i el motiu o comentari associat (per exemple: “correcció sol·licitada per treballador per oblit de fitxar la sortida”). D'aquesta manera, davant de qualsevol inspecció o consulta futura, es podrà demostrar que l'ajust va ser legítim i no pas un intent de manipulació irregular.
En resum, sí que és possible modificar un fitxatge en cas d'error, sempre que:
- Sigui el treballador qui sol·liciti la correcció (per escrit oa través del sistema), acreditant-ne el motiu.
- L'empresa mai no alteri dades per iniciativa pròpia ni sense notificar a l'empleat.
- El sistema de registre deixi rastre de la modificació, guardant qui va fer el canvi, quan i per què.
Complint aquests requisits, la correcció d‟un fitxatge erroni és totalment legal. El que no es permet és esborrar o amagar registres a esquena del treballador. De fet, a l'empleat sempre li assisteix el dret d'accedir als registres i verificar les hores, per la qual cosa qualsevol canvi indegut podria ser detectat i sancionat.
Timenet i la traçabilitat en les modificacions de fitxatges
Els sistemes digitals de control horari moderns, com Timenet, ja incorporen funcionalitats per manejar aquestes situacions de manera segura i conforme a la llei. Timenet, per exemple, compleix la normativa vigent de registre de jornada (Reial decret llei 8/2019) i ofereix un mòdul específic de gestió d'incidències als marcatges. Això vol dir que si un treballador oblida fitxar o s'equivoca, pot reportar la incidència a través de la mateixa aplicació. Amb el mòdul avançat de Timenet, els mateixos treballadors poden proposar correccions a les incidències al registre, de manera que l'administrador només les ha d'acceptar o rebutjar. Aquesta funció agilitza enormement el procés de correcció i evita malentesos o conflictes amb els empleats. En involucrar el treballador en la rectificació del seu registre, es fomenta la transparència i la confiança en el sistema de control horari.
Quan l'administrador aprova una correcció a Timenet, el canvi queda registrat automàticament. El sistema guarda la traçabilitat completa de la modificació: quin supervisor la va fer, en quin moment i quin ajustament es va fer a l'hora d'entrada/sortida. A més, sol requerir-se indicar un motiu de la correcció (per exemple: “incidència per oblit de fitxatge aprovada”). Tota aquesta informació queda reflectida als informes que genera Timenet per a l'empresa, per la qual cosa davant d'una inspecció és possible demostrar que els registres són fidedignes. En cap cas l'empresa no podria alterar un fitxatge a Timenet sense que en quedi constància, ja que el sistema està dissenyat per garantir un registre horari segur, amb traçabilitat i sense manipulacions.
En conclusió, la legislació de registre horari no prohibeix corregir un fitxatge erroni, però exigeix que qualsevol modificació sigui justificada, transparent i bilateral. L'empresa no pot canviar els registres al seu gust; només ho pot fer si l'empleat ho sol·licita i deixant-ne un rastre auditable. Gràcies a eines digitals com Timenet, complir aquest requisit és senzill: el treballador pot comunicar la seva incidència i el sistema registra la correcció de forma automàtica i conforme a la llei. D'aquesta manera, es corregeixen els errors humans inevitables (oblits, fitxatges mal marcats, etc.) sense violar la normativa, assegurant tant l'exactitud de les dades com la tranquil·litat jurídica d'empresa i els empleats.