Per aquest motiu, digitalitzar el registre de jornada laboral amb una solució com Timenet permet a les empreses passar del simple fitxatge a una gestió centralitzada de la informació relacionada amb les jornades dels treballadors.
Què vol dir complir amb el registre horari?
Per complir el registre horari, l'empresa ha de portar un registre diari de la jornada dels treballadors que inclogui, com a mínim, l'hora concreta d'inici i finalització.
A més, els registres de jornada s'han de conservar durant quatre anys i han de romandre a disposició dels treballadors, els seus representants legals i la Inspecció de Treball i Seguretat Social.
Això implica que no n'hi ha prou de disposar d'algun document on apareguin unes hores. L'empresa ha de poder localitzar i presentar la informació corresponent quan sigui requerida.
Com demostrar que la jornada s'està registrant correctament?
Una empresa hauria de poder respondre ràpidament a preguntes com: a quina hora va començar i va acabar la seva jornada un determinat treballador?, què va passar un dia concret?, hi ha incidències en els seus marcatges?, es poden consultar registres anteriors?
Aquí és on els sistemes digitals ofereixen un avantatge important davant de mètodes manuals o informació distribuïda entre diferents arxius.
Amb Timenet, els marcatges se centralitzen en un únic sistema, facilitant-ne la consulta i permetent generar informes de les jornades registrades.
Què poden revisar en una auditoria laboral?
Durant una auditoria laboral o davant d'un requeriment de la Inspecció de Treball, el registre de jornada pot ser un dels elements utilitzats per comprovar que l'empresa gestiona adequadament els horaris dels empleats.
Entre altres aspectes, pot resultar necessari acreditar:
- Els registres diaris dentrada i sortida.
- Les hores efectivament treballades.
- L'existència de jornades completes i coherents.
- Les possibles hores extraordinàries.
- Les incidències relacionades amb els marcatges.
- La conservació de registres anteriors.
- La disponibilitat de la informació sol·licitada.
Com més organitzada estigui aquesta informació, més senzill serà per a l'empresa demostrar com gestiona el registre de jornada laboral.
El problema de dependre d'Excel, paper o registres dispersos
Una empresa pot pensar que està preparada perquè els treballadors apunten diàriament els seus horaris. El problema apareix quan heu de recuperar mesos o anys d'informació i els registres estan repartits entre fulls de càlcul, documents, correus electrònics o fitxers en paper.
A més del temps necessari per localitzar les dades, els processos manuals augmenten el risc d'errors, pèrdues d'informació o registres incomplets.
Un sistema digital específic permet centralitzar el procés i facilita l'accés a l'històric de jornades.
Timenet ajuda a demostrar el compliment del registre horari
Timenet és una solució de registre de jornada laboral dissenyada per adaptar-se a diferents tipus d'empreses i maneres de treballar.
Els empleats poden fer els seus marcatges des d'ordinador, mòbil o tablet, tant si treballen presencialment com en remot o en mobilitat.
Per a l'empresa, això suposa disposar de la informació centralitzada i poder consultar els registres i els informes quan sigui necessari. També permet gestionar altres aspectes relacionats amb la jornada, com ara vacances, absències i incidències.
Timenet ofereix, a més, una solució que no necessita sistemes biomètrics per fer el registre horari.
No esperis una inspecció per comprovar els teus registres
Una bona pràctica consisteix a revisar periòdicament la informació i comprovar que els treballadors estan fent correctament els seus marcatges. Detectar jornades incompletes o incidències amb antelació permet gestionar-les abans que es converteixin en un problema.
Per tant, complir el registre horari s'ha d'entendre com un procés continu: registrar, supervisar, conservar i poder consultar la informació.
Digitalitzar aquest procés permet reduir tasques administratives i proporciona a l'empresa una visió molt més clara de les jornades realitzades.
Prepara't amb Timenet
Si demà la teva empresa hagués d'aportar els registres horaris dels seus treballadors, podries localitzar-los i presentar-los fàcilment?
Amb Timenet podeu centralitzar el registre de jornada laboral, disposar de l'històric de marcatges i accedir a la informació necessària per afrontar amb més tranquil·litat una inspecció o auditoria laboral.